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Ludiscape a été conçu comme une solution de création logicielle simple et efficace et permettre de publier le contenu sur des systèmes LMS, SCORM et xApi TinCan.
Chamilo est un logiciel open source de gestion de l’apprentissage et du contenu d’apprentissage, dont l’objectif est d’améliorer l’accès global à l’éducation et au savoir.
Qualiopi et Indicateurs: Comment faire?
En quoi consiste la marque « Qualiopi » ?
La marque « Qualiopi » vise à :
Attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences ;
Permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers.
Qui est concerné par la marque « Qualiopi » ?
Au 1er janvier 2022, la certification qualité est obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés ; la marque Qualiopi concerne donc tous les prestataires, y compris les formateurs indépendants, dispensant des actions :
de formation ; de bilans de compétences ; permettant de faire valider les acquis de l’expérience de formation par apprentissage.
Qui délivre la marque ?
La marque « Qualiopi » est délivrée par des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) sur la base du référentiel national qualité.
Comment obtenir la marque ?
Pour obtenir la marque « Qualiopi », les prestataires d’actions concourant au développement des compétences doivent:
- formuler une demande de certification auprès d’un organisme certificateur, présent sur cette liste.
- signer un contrat avec un organisme de certification ;
- se soumettre à un audit initial, puis un audit de surveillance à plus ou moins 18 mois, enfin à un audit de renouvellement au bout de 3 ans.
La certification « Qualiopi » est valable 3 ans à l’issue du résultat favorable de l’audit initial.
Les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC) certifiés Qualiopi sont titulaires du droit d’usage de la marque à des fins d’identification et s’engagent à respecter le règlement d’usage qui a pour objet de définir les conditions et les modalités d’utilisation de la Marque Qualiopi ainsi que sa protection, la charte d’usage qui permet de connaitre les règles d’utilisation de la marque et la charte graphique qui définit les règles de son univers graphique.
A cet effet, un kit complet, composé du règlement d’usage, de la charte d’usage, charte graphique et logos de la marque, est remis par l’organisme certificateur à chaque prestataire dès lors qu’il a passé avec succès l’audit initial et qu’il est détenteur du certificat qualité.
Pourquoi cette certification ?
La confiance en l’organisme certificateur accrédité résulte du fait qu’il soit évalué par le Cofrac à son siège social selon la norme d’accréditation, mais également sur le terrain, en observation d’un audit chez le prestataire candidat à la certification ou déjà certifié.
L’accréditation garantit par ailleurs le respect, par l’organisme certificateur, du processus de certification selon le dispositif réglementaire, son impartialité dans la délivrance des certifications et la compétence de son personnel. Elle assure aux bénéficiaires des formations, aux financeurs et aux autres parties prenantes que les prestataires de formation ont été correctement évalués pour dispenser des actions de qualité.
Les sous-traitants doivent-ils être certifiés ?
Si vous faites intervenir des sous-traitants pour animer des formations, ils n’ont pas l’obligation d’être eux-mêmes certifiés.
La certification Qualiopi est-elle obligatoire ?
La certification devient-elle obligatoire ? Oui et non. Par exemple, la certification n’est pas obligatoire si vous passez « en direct » avec vos clients et que vous ne prétendez pas aux fonds « publics ». En clair, si votre client souhaite acheter votre formation en réglant de sa poche, aucun souci, il n’y a pas besoin d’être certifié. La seule obligation reste d’avoir un Numéro de Déclaration d’Activité.
En revanche, si vous aviez pour habitude de faire financer vos formations par les différents fonds (OPCA/OPCO, FAF (Fonds Assurance Formation), Pôle Emploi, etc.), cela est différent. En effet, la loi du 05 septembre 2018 demande l’obligation d’être certifié pour opérer vos activités à partir du 1er janvier 2022. Ces activités portent sur les actions de formation professionnelle continue, les actions de formation par apprentissage, les actions de validation des acquis de l’expérience et les actions de bilan de compétences.
Deux audits sont nécessaires dans un cycle de certification Qualiopi. Un premier « audit initial » qui détermine l’obtention ou pas de la certification et un deuxième « audit de surveillance » qui vient vérifier la continuité du travail accompli lors de l’audit initial. Depuis juillet 2020, un arrêté permet au PAC de choisir de passer l’audit initial Qualiopi à distance. Cette mesure est en vigueur jusqu’au 1ᵉʳ janvier 2022.
Qu’est-ce qu’un audit Qualiopi ?
Un audit Qualiopi est une analyse objective par un auditeur des éléments, des faits, des preuves établies. Celui-ci se base uniquement sur les documents présentés, les entretiens et les observations le jour de l’audit. L’auditeur procède à un échantillonnage de ces éléments qui est suffisamment représentatif pour établir un rapport et transmettre à l’organisme certificateur. Ensuite, un comité de décision statuera sur l’obtention de la certification Qualiopi.
Comment se déroule l’audit Qualiopi ?
L’audit Qualiopi consiste à vérifier la conformité des dispositions mises en place par un prestataire d’action concourant au développement de compétences (PAC) pour répondre aux exigences du référentiel national qualité qui lui sont applicables parmi les 7 critères et 32 indicateurs.
L’audit Qualiopi n’est pas un audit réglementaire, et comme souligné ci-dessus un audit de conformité. Il ne peut en aucun cas être une prestation de conseil pour les PAC. Les auditeurs sont bienveillants et gardent leur posture d’impartialité, d’objectivité… Ils ont l’expérience pour instaurer un climat d’échange professionnel et de confiance. Ils soulèveront toutes les zones d’ombres avant d’établir un constat d’audit. L’auditeur établit 4 typologies de constats dans son rapport : conforme, point fort, point conforme à surveiller ou non-conformité (mineure ou majeure).
Un rapport d’audit en 4 parties
La réunion d’ouverture : cette première phase d’audit Qualiopi consiste à débuter l’audit par une réunion de présentation de l’auditeur et de l’équipe auditée. Le PAC a préalablement validé le choix de son auditeur. Après avoir confirmé les premières étapes de la certification et le choix de la date d’audit avec notre équipe, chaque organisme de formation reçoit le CV de l’auditeur. Il est libre de valider ou pas le profil de l’auditeur. De même que nos auditeurs ont la possibilité de refuser d’auditer un organisme de formation pour éviter tout conflit d’intérêt.
Analyse des activités : Cette phase avec le responsable des activités concernées, permet à l’auditeur d’analyse les activités du prestataire d’action concourant au développement de compétence (PAC) selon les critères du référentiel Qualiopi qui lui sont applicables. Chaque organisme de formation à sa spécificité. Nos auditeurs sont conscients de cela et prennent en compte dans leurs analyses. Lire les témoignages de nos clients à ce propos.
Vérification par échantillonnage : L’auditeur prélève des éléments de façon aléatoire ou choisir pour vérifier de la conformité de l’activité de l’organisme de formation vis-à-vis des critères du référentiel Qualiopi qui lui sont applicables.
Réunion de clôture : cette dernière phase permet de clôturer l’audit avec l’ensemble de l’équipe auditée. C’est à l’issue de cette phase que l’auditeur établit son rapport d’audit et transmet à l’organisme certificateur.
L’organisme de formation reçoit le rapport d’audit et a la possibilité d’émettre un commentaire sur le rapport en cas de non-conformité.
La certification Qualiopi
Afin d’obtenir la certification Qualiopi, les organismes de formations doivent respecter les différents indicateurs du RNQ, afin de ne pas être en non-conformités. Celui-ci en contient 32. Toutefois, tous ne s’appliquent pas à chaque fois. Leur nombre varie, par exemple, en fonction des actions de formation à certifier.
Les indicateurs
1- INFORMATION DES PUBLICS
1. Le prestataire communique au public à propos des prestations proposées. L’information doit être détaillée et constatable. Elle concerne entre autres les délais d’accès, la durée, le prix, les objectifs à atteindre, etc.
Dans Chamilo LMS vous pouvez utiliser l’outil description de votre espace de cours pour mettre en œuvre cet indicateur.
Vous pouvez également utiliser votre site de présentation commercial (sour Word Press ou autre) pour remplir cet indicateur.
2. Le prestataire met à disposition des indicateurs de résultat en fonction des prestations et des apprenants.
Dans Chamilo LMS le cahier de notes représente la plupart du temps les indicateurs d’évaluations de l’apprenant.
3. Si les prestations proposées mènent à une certification professionnelle, l’organisme doit communiquer :
| Les taux d’obtention |
| Les blocs de compétence à valider |
| Les équivalences, passerelles |
| Les perspectives offertes suite à la formation. |
Dans Chamilo LMS le cahier de notes représente la plupart du temps les indicateurs d’évaluations de l’apprenant.
Les compétences et blocs de compétences selon le profil et ou la certification peuvent etre mise en œuvre avec le plugin skillviewer
Les perspectives offertes par la formation peuvent être décrites dans l’outil description de votre espace de cours pour mettre en œuvre cet indicateur.
2- IDENTIFICATION DES OBJECTIFS ET ADAPTATION AUX ÉLÈVES
4. Le prestataire doit cibler les besoins de l’apprenant en corrélation avec l’entreprise concernée ou le financeur.
L’outil positionnement de chamilo permet d’avoir un bilan des compétences avec le démarrage de la formation.
Cependant une enquête Chamilo peut aussi répondre à cet indicateur, il est recommandé de faire un entretien téléphonique ou distanciel suite a cette enquête de façon a adapter la session de formation dans Chamilo)
5. Le prestataire fixe les objectifs opérationnels et mesurables de la formation.
Il s’agit ici d’un document écrit qui peut être réalisé sous la forme d’un contrat d’objectifs ou simplement sous la forme d’un courrier et/ou courriel.
6. Le prestataire aménage les contenus et les moyens de dispense de la formation en fonction des objectifs déterminés et des élèves.
L’aménagement des contenus doit se faire avec l’outil session de Chamilo LMS il répond parfaitement a cet indicateur.
Il faut pour cela créer une session par apprenant et/ou par groupe homogène de besoins.
7. Le prestataire doit s’assurer de la concordance des contenus avec les exigences de la certification ciblée, en cas de formation conduisant à une certification professionnelle.
La concordance des contenus.
8. Au départ de la formation, le prestataire établit les futures procédures de positionnement et d’évaluation des acquis.
Dans Chamilo LMS le cahier de notes représente la plupart du temps les indicateurs et le lien avec les évaluations de la formation en cours.
L’outil cahier de notes peux aussi faire le lien avec les compétences
Cette vidéo permet de se faire une idée de la mise en place des compétences a travers le cahier de notes.
3- ADAPTATION DES MOYENS PÉDAGOGIQUES ET DES DIVERSES MODALITÉS AUX PUBLICS
9. Le prestataire communique aux élèves le processus de déroulement de l’apprentissage.
Utiliser l’outil description d’un espace de cours et/ou l’outil progression des cours.
10. Le prestataire s’engage à adapter la formation, son accompagnement et son suivi aux élèves bénéficiaires.
La prestation est adaptée aux situations et
profils des bénéficiaires : contenus (outils
et méthodes) le concept de session peux répondre a tout ou partie de cette adaptation a un groupe homogène de besoins.
L’accompagnement a distance peux prendre la forme d’un chat en ligne disponible a certaines heures ou une réunion de suivi distanciel en groupe ou personnalisée.
Le e-learning permet l’adaptation des rythmes en fonction de l’apprenant
11. Le prestataire évalue la validation des objectifs de la formation des bénéficiaires de la prestation.
Le cahier de note permet de valider les étapes de la formation et cela de manière automatique semi-automatique ou manuelle.
12. Afin de limiter les abandons en cours de formation, le prestataire met en place et communique les mesures pour encourager l’engagement des publics bénéficiaires.
L’extension « Encourager les apprenants » permet de motiver les apprenant sen cours de formation.
L’outil de relance des session permet aussi de cibler les apprenants qui sont inactif pendants 3, 7 ou 14 jours.
13. Concernant les formations en alternance, le prestataire et l’entreprise définissent les missions confiées à l’élève tout au long du parcours formateur, et assurent la coordination et la montée en puissance des apprentissages.
Réunion a distance ou en présentiel pour adapter les ateliers de formation.
14. Le prestataire met à disposition de l’apprenant un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
Insertion d’un module de formation qui cible cette thematique.
15. Le prestataire avise l’apprenti de ses droits et devoirs et des règles de sécurité et de santé en milieu professionnel.
Insertion d’un module de formation ou d’une information qui cible cette thématique.
16. Lorsque la formation du prestataire débouche sur une certification professionnelle, celui-ci s’engage à ce que les apprenants respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.
A adapter en fonction de de la certification.
Procès-verbal des examens, carnets de notes d’évaluations réalisées en cours de formation, attestations de réussite ou de suivi à des formations réglementaires obligatoires pour obtenir la certification visée.
Voir onglet suivi
4- ADAPTATION D’UN ÉCO-SYSTÈME FAVORABLE AUX BÉNÉFICIAIRES
17. Le prestataire s’assure de la mise en place de conditions favorables et d’un environnement adapté, au niveau des locaux, des équipements, des plateaux techniques, etc.
Démontrer que les locaux, les
équipements, les moyens humains sont en
adéquation avec la ou les prestation(s).
Il peut être intéressant de créer un espace de cours privées dans Chamilo qui regroupe les documents suivants classés par dossier.
Bail ou contrat de location précisant la conformité des locaux pour l’accueil du public, Document unique d’évaluation des risques professionnels, matériel
adéquat ,CV, supports méthodologiques, convention de formation (formation en intra notamment), contrats de prestations.
18. Le prestataire est responsable de la coordination des intervenants internes ou externes à la formation.
Démontrer l’existence d’une coordination
des fonctions nécessaires à la prestation.
Il peut être intéressant de créer un espace de cours privées dans Chamilo qui regroupe les documents suivants classés par dossier.
Organigramme fonctionnel avec les champs d’intervention
(pédagogique, technique, commercial, social), liste des intervenants/contributeurs, contrats de travail, de prestations de service, fiches de poste, liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap.
NB : Un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes
fonctions
19. Le prestataire propose à l’apprenant des ressources pédagogiques et l’autorise à se les approprier.
Faire observer les parcours (learning path) aux inspecteurs
20. Le prestataire est en mesure de fournir du personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, un référent handicap et un conseil de perfectionnement.
Le prestataire présente :
– la liste des membres du conseil de perfectionnement,
le dernier compte rendu et/ou procès-verbal
– la liste des personnes dédiées à la mobilité (nationale et internationale)
– le nom et le contact du référent handicap.
• Nom et qualité des membres du conseil de perfectionnement
• Nom et qualité des personnes dédiées à la mobilité
• Nom du référent handicap et procès-verbal de sa
nomination.
5- MISE À DISPOSITION D’UN PERSONNEL QUALIFIÉ ET COMPÉTENT
21. Tous les intervenants doivent être évalués par le prestataire, pour s’assurer qu’ils disposent bien des compétences requises pour l’enseignement spécifique.
Demande de CV pour remplir les données du point numéro 17
Eventuellement faire un espace de certification pour les formateurs.
22. Le prestataire entretient et accroît les compétences des formateurs, en lien avec la prestation effectuée.
Faire un espace de cours dédié pour les formateurs.
6- INSCRIPTION DU PRESTATAIRE DANS UN ENVIRONNEMENT SOCIO-ÉCONOMIQUE
23. Le prestataire met en place un système de veille légal sur le champ de la formation professionnelle.
Faire un espace de cours dans la plateforme dédié pour la veille et la partage de veille (via un outil wiki par exemple).
24. Réalisation d’une veille réglementaire par le prestataire sur la progression des compétences, des métiers et des emplois au sein de ses secteurs d’intervention.
Travail a déposé et partager dans le même espace que le point 23
25. Mise en place d’une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques par le prestataire, lui permettant d’améliorer ses prestations.
Travail a déposé et partager dans le même espace que le point 23
26. Le prestataire coordonne les expertises, outils et réseaux pour proposer des prestations aux personnes en situation de handicap, ou pour les orienter.
L’apprentissage en ligne permet une plus grande accessibilité à l’apprentissage et à l’enseignement, c’est assez évident.
La question est de savoir si cette « accessibilité » est égale pour tout le monde, et c’est là que nous pourrions trouver des différences, surtout si nous incluons le terme « handicap » ou « diversité fonctionnelle » dans cette réflexion.
The W3C est une communauté internationale créée en 1994 par Tim Berners-Lee, également connu comme le « père de l’Internet ». Le consortium est composé d’experts techniques et de diverses organisations qui ont créé en 1999 le Web Content Accessibility Guidelines ou WCAG et c’est en juin 2018, qu’il publie une version 2.1 dans laquelle une série de critères de conformité ont été inclus pour permettre l’évaluation du niveau «d’accessibilité» d’un site Web (ou d’une plate-forme Web).
Cette dernière version étend également sa portée aux applications mobiles. Ces critères sont regroupés en 3 niveaux différents : A, AA et AAA, A étant le moins difficile à atteindre et AAA, le plus haut niveau d’accessibilité.
E-learning & Accessibilité (Partie I)
27. Le prestataire s’assure du bon respect de la conformité au référentiel quand il sollicite une sous-traitance ou un portage salarial.
Prévoir un protocole et une formation dans l’espace (voir point numéro 22)
28. Lors des périodes de pratique en environnement professionnel, le prestataire fait appel à son réseau de partenaires socio-éconmiques pour établir avec leur collaboration l’ingénierie de formation et faciliter l’accueil en entreprise.
Réaliser une CVthèque de votre réseau dans ou hors de la plateforme
29. Le prestataire met en place des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par des moyens d’apprentissage ou par toute autre option débouchant sur un développement des connaissances et des compétences.
Relayer les offres d’emploi sur la plateforme de formation est un moyen de participer a l’insertion des apprenants
7- TRAITEMENT DES APPRÉCIATIONS ET APPLICATION D’UNE DÉMARCHE D’AMÉLIORATION
30. Le prestataire effectue un recueil d’appréciations provenant des publics, des financeurs, des formateurs et des entreprises concernées.
Utiliser une enquête Chamilo ou externaliser via une page Google Form par exemple
31. Le prestataire réalise des actions de traitement des difficultés rencontrées par l’ensemble des parties prenantes.
Utiliser une enquête Chamilo ou externaliser via une page Google Form par exemple
32. Selon les résultats de l’analyse des appréciations bonnes ou mauvaises, le prestataire met en place des mesures d’amélioration.
Faire des rapports lors de vos réunions d’améliorations et stoker les dans un espace accessible au contrôleur.
Les non-conformités
Pour chaque indicateur, des non-conformités peuvent être soulevées.
Les non-conformités seront obligatoirement majeures, jamais mineures, dans le cas des supers-indicateurs. Cette différence est importante. En effet, cela implique que le non-respect de l’indicateur remet en cause la qualité de la prestation délivrée. Il ne sera alors pas possible de délivrer la certification à l’instant T. L’organisme de formation devra mettre en place des actions correctives dans les trois mois à la suite de la validation du plan d’action par l’auditeur. La certification ne pourra être délivrée que si les non-conformités majeures sont soldées. En cas de non-conformité mineur un délai de 6 mois est délivré.