Comment créer un schéma processus/workflow comme outil pédagogique

Pour produire un contenu pédagogique de manière autonome on peut partir d’une fiche pratique, mais on peut également partir d’un schéma processus (appelé également Workflow ou diagramme de flux) dans le cas de la découverte du fonctionnement d’une entreprise ou de l’application d’une procédure de sécurité par exemple.

Ce dossier vous explique pourquoi et comment créer un bon schéma.

La préparation : À quoi sert un schéma Processus/Workflow?

On appelle schéma processus un dessin technique (animée ou non) qui permet une représentation visuelle et ordonnée d’un flux de travail généralement complexe.

Exemple : Je souhaite représenter les différentes étapes de validation d’un cours pédagogique dans une entreprise de formation.

Le but initial d’une représentation d’un processus sous sa forme graphique est de faire comprendre par l’image. L’infographie d’un workflow se présente souvent comme une image ou les différents flux sont représentés par des flèches.
Dans le domaine professionnel, la création d’un workflow graphique efficient présente de nombreux avantages pour l’entreprise ou l’individu à l’initiative de sa création. En effet le cerveau humain visualise et retient mieux des éléments graphiques, car les éléments graphiques sont interprétés par le cerveau droit gère les images, tandis que le cerveau gauche est plus axé sur le langage.

« Un bon croquis vaut mieux qu'un long discours. » Napoléon Bonaparte

Initialement les infographies processus métier ont surtout été utilisées dans le domaine de la gestion de production pour expliquer le fonctionnement des différents flux et la valeur ajoutée des services d’une entreprise et également pour observer comment elle s’imbrique avec les autres.

Exemple de schéma processus réalisé dans le logiciel ludiscape.

Le détail sur les données à récolter pour établir le schéma

Alors, il est essentiel, de préciser à l’avance quelles sont toutes les personnes ou services de l’entreprise qui vont intervenir aux différentes étapes, mais également celles qui sont extérieures qui vont recevoir tout ou partie du flux.

Le principe des 7 questions :
Pour faire un schéma processus pertinent il doit répondre aux questions que se pose les apprenants sur le terrain.

Exemple de questions autour du premier exemple :

  • Qui initialise la demande de création du contenu pédagogique?
  • Qui réalise le croquis et le document préliminaire ?
  • Qui valide la maquette ?
  • Qui corrige ?
  • Qui s’occupe de la traduction et de la validation des termes techniques ?
  • Etc ...

La construction du dessin

Une fois toutes les informations en main, le plan processus peut commencer à prendre forme. Vous pouvez choisir de mettre tout simplement ce schéma à la main sur une feuille de papier quadrillée ou bien vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé.

À ne pas faire :

  • Éviter les trajets flexueux : votre schéma ne doit pas être trop compliqué au niveau des chemins fléchés (voir règle des 7 points).
  • Dépasser les 7 Points : le cerveau humain a du mal à retenir les informations au-delà de 7 points ou principes. Il faut limiter (dans la mesure du possible) la taille de vos processus à ce chiffre, et dans les cas contraires : préférez diviser le processus global en de multiples sous-processus. Pour faire un parallèle le mécanicien lorsque qu’il cherche une pièce.
  • L’image inutile : l’image doit servir la compréhension et non servir la décoration. Limiter le nombre d'illustrations dans le schéma final.

Le concepteur réalisateur du schéma pourra avoir un premier plan que l’on va appeler prototype.

La phase de test :
Demander à la cible finale (et pas à votre voisin de bureau) si le schéma lui semble pertinent (rester en retrait sans aucun ajout verbal qui pourrait l’aider).
Si celui-ci bloque sur un dessin un mot de vocabulaire, modifiez votre prototype en fonction. Puis recommencer la phase de test (sur une autre personne de préférence pour éviter l’autosatisfaction ou les préjugés).

Procédure pas-à-pas : Cas concret

Exemple concret : vous êtes une entreprise qui fait de la dématérialisation.

  • Elle numérise des milliers de documents,
  • Applique une série de traitements sur ceux-ci (par exemple, pour faire simple : faire une rotation sur une page, faire un OCR (reconnaissance automatique de texte) et extraire des fichiers (jpg et png)
  • Traduction des documents en anglais
  • Contrôle visuel des documents créés acceptation ou refus nécessitant l’œil d’un humain.
  • Expédition des documents traités au service de stockage.

Comme beaucoup d'entreprises qui n'ont pas les moyens de "Google Book", tous les fichiers en cours de traitements sont « managés à la main ».

Ainsi, quand la tâche de rotation est finie sur un lot de 500 fichiers par exemple, on coche dans un fichier Excel pour dire « Tâche effectuée »,
On déplace ce lot de fichiers vers le nouveau service où ont fait l’OCR, puis on exécute l’OCR, etc. Tout cela est fait par des Humains sur des milliers de fichiers, pour une dizaine de projets/client, qui contiennent chacun au moins une dizaine de Tâches spécifiques, exécuté avec des conditions, etc.

Nous allons schématiser toutes les Tâches de ce workflow sous forme de diagramme de flux, et ainsi pouvoir rendre clair le processus pour les aidez à trouver des pistes d'améliorations et former les nouveaux arrivant (car il y a un fort taux de rotation du personnel).

Étape 1 : identifier les Tâches :

  • Tâche 1 : Récupération des documents sur le terrain
  • Tâche 2 : Traitement rotation
  • Tâche 3 : OCR
  • Tâche 4 : Extraction des fichiers images
  • Tâche 5 : Traduction en anglais
  • Tâche 6 : Contrôle visuel
  • Tâche 7 : Réception vers les archives

Étape 2 : identifier le transport entre les flux (facultatif)
Dans un processus vous pouvez augmenter la pertinence du schéma en représentant le transport des informations entre les postes (vous pouvez utiliser cette phase comme interaction apprenant comme nous le verrons un peu plus loin).

  • Tâche 1 : Récupération des documents sur le terrain
  • Transport : Par colis Chronopost
  • Tâche 2 : Traitement rotation

Étape 3 : Associer des images à chaque Tâche

Étape 4 : Poser les éléments sur le graphique

Ajouter des interactions avec l’apprenant

Une des missions de votre schéma s'il est intégré dans un contenu e-learning est de pouvoir réaliser des interactions entre celui-ci les apprenants.
Elles sont fondamentales, car l’interactivité est le moteur de l'apprentissage.
En donnant des mini-tâches à accomplir aux apprenants, il sollicite leurs capacités de déduction et de découverte et les invite à construire leur propre savoir.

Exemples :

  • Associer une question : cliquez sur la personne en charge de la validation du document
  • Associer un avatar à déplacer : Sophie a fini de rédiger son contenu déplacé Sophie vers le service de validation?

Générateur de schémas processus dans le logiciel ludiscape.

Quid de la mise en forme du schéma?

Voici la question que tout le monde se pose : mais qui serait suffisamment graphiste (ou dessinateur) pour reproduire de si beaux schemas et suffisament pertinent qui plus est ?
Nous sommes ici dans un schema il faut enployer des illustrations schématiques.
Voici plusieurs adresses qui peuvent vous permettre de trouver des illustrations déjà faite et gratuites :

Pour aller plus loin : en video

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